18 tips voor Microsoft Word

1. Open een pdf in Word

Geen gedoe met conversieprogramma’s nodig: open een pdf-bestand in Word en het bestand wordt omgezet naar een bewerkbaar document.

2. Vertaal je tekst

Je kunt in Word snel woorden, alinea’s en zelfs de hele tekst vertalen.

1. Klik op het tabblad ‘Controleren’ > ‘Vertalen’ > ‘Selectie vertalen’ of ‘Document vertalen’.
2. Rechts opent een balk met 2 tekstvakken. De bovenste voor de Nederlandse tekst en de onderste voor de vertaling.
3. Selecteer een tekst in je document en kies in het onderste vak de taal. Klik op ‘Invoegen’ om de oorspronkelijke tekst te vervangen.

3. Beveilig je document

Als er gevoelige informatie in een Word-bestand staat, kun je de het beveiligen met een wachtwoord.

1. Klik op ‘Bestand’ > ‘Info’ > ‘Document beveiligen’.
2. Klik op ‘Versleutelen met wachtwoord’.
3. Bedenk een wachtwoord en klik op ‘OK’. Vul het wachtwoord nogmaals in > ‘OK’.

4. Veel sneller toegang

Mis je een bepaalde functie in het lint, of heb je hem zelfs vaak nodig? De knop ‘Opslaan als’ bijvoorbeeld.  Voeg hem toe aan de balk ‘Snelle toegang’ in de linker bovenhoek van het Word-scherm.

1. Klik op het tabblad ‘Bestand’ > ‘Opties’ > ‘Werkbalk Snelle toegang’.
2. Selecteer in het linker vak de functie en zet hem een klik op ‘Toevoegen’ in het rechter rijtje.

5. Maak een toetscombinatie

Wat is de toetscombinatie voor het euroteken? Je kunt hem snel zelf maken of een combinatie kiezen die je makkelijker kunt onthouden.

1. Ga naar het tabblad ‘Invoegen’ en klik aan de rechterkant op ‘Symbool’ > ‘Meer symbolen’.
2. Zoek het teken op en klik dan op ‘Sneltoets’.
3. Toets nu een code die je kunt onthouden (bijvoorbeeld Ctrl + E voor €). Klik op ‘Toewijzen’.
4. Je kunt hier ook Autocorrectie gebruiken. Dan verander je bijvoorbeeld het woord ‘euro!’ in €.

6. Laat anderen meelezen

Je kunt een Word-document eenvoudig delen met iemand anders.

1. Klik op de knop ‘Delen’ in de rechterbovenhoek en vul dan het mailadres van je contactpersoon in.
2. Wil je dat de ontvanger het bestand alleen kan lezen? Klik op het bovenste vak en vink de toestemming uit. Je kunt dan ook het downloaden blokkeren.
3. Klik op ‘Verzenden’.

7. Signeer een bestand

Hoe handig ben je met de muis? Je kunt een brief van een handgeschreven ondertekening voorzien zonder je handtekening eerst te scannen en dan in te plakken.

1. Ga in het lint naar het tabblad ‘Invoegen’ en klik op ‘Vormen’.
2. Kies in het onderdeel Lijnen voor de krabbel. Het muispijltje verandert in een grote +.
3. Blijven proberen tot het resultaat acceptabel is.

8. Slim opzoeken

Selecteer een woord en rechtsklik erop.

1. Kies ‘[woord] zoeken’.
2. Rechts opent een scherm met zoekresultaten op internet.

9. Snel knippen en plakken

Dat kan natuurlijk met Ctrl+X en Ctrl+V, maar deze gaat sneller:

1. Selecteer een stuk tekst.
2. Druk op functietoets F2, ga naar een andere plek en toets Enter.

10. Andere kleur

Uitgekeken op een witte ondergrond? Geef je Word-document een andere kleur: tabblad ‘Ontwerpen’ > ‘Paginakleur’.

11. Voorlezen

Laat een tekst voorlezen. Selecteer de tekst > tabblad ‘Controleren’ > ‘Voorlezen’.

12. Hoofdletters op de juiste plek

Heb je per abuis een zin deels in hoofdletters geschreven? Zo pas dat je aan: 

1. Selecteer de hele zin en klik op de tabblad ‘Start’ op ‘Aa’.
2. Kies ‘Zoals in een zin’.

13. Snel een schermopname

Je kunt er een ander programma voor opstarten, maar het kan ook gewoon in Word: een schermopname (screenshot) maken. De optie staat op het tabblad ‘Invoegen’.

1. Klik op de knop ‘Invoegen’ > 'Schermopname'.
2. Je kunt kiezen van welk ander geopend scherm je een opname wilt maken.
3. Je keus wordt meteen op de plek van je cursor in het Wordbestand geplakt. Hierna kun je de afbeelding nog bewerken.

14. Handige sneltoetsen

Handige sneltoetsen:

1. Shift + F5: de cursor gaat naar de locatie waar je het laatst tekst hebt bewerkt, ook na het openen van een bestand.
2. Ctrl + Spatie: de opmaak van een geselecteerde tekst verdwijnt.

15. Uitgebreid klembord

Het klembord kan misschien meer dan je denkt.

1. Ga naar het tabblad ‘Start’.
2. Helemaal links, in het vak ‘Klembord’, staat een pijltje. Klik op het pijltje.
3. Er verschijnt een verticale balk. Je kunt nu tekst gaan kopiëren (Ctrl + C) zoveel je wilt. Ieder gekopieerd fragment verschijnt in de balk.
4. Wil je een bepaald fragment plakken? Zet de cursor op de juiste plek in het document en klik op het fragment in de balk.

16. Focus op je werk

Als je een brief of verhaal moet schrijven en je hoofd erbij moet houden, is het slim om de Focus-stand in te schakelen. Alle bronnen voor afleiding verdwijnen uit beeld, alleen het tekstbestand blijft zichtbaar.

1. Ga naar het tabblad ‘Beeld’ en klik daar op ‘Focus’.
2. Deze modus sluit je door op de Escape-toets op het toetsenbord te drukken.

17. Zoek en vind een functie

Word zit barstensvol functies, maar waar staan ze op het lint? Om je te helpen heeft Microsoft een zoekfunctie gemaakt.

1. Bovenaan het scherm, in het midden, staat een tekstvak.
2. Klik het aan en er verschijnen al enkele suggesties.
3. Je kunt hier invullen wat je zoekt. Word start dan zo mogelijk de gezochte functie.

18. Stop automatische opmaak

Word heeft een eigen willetje en soms stoort dat. Zet je een streepje of een cijfer voor een zin, dan denkt Word dat je elke nieuwe alinea een streepje of cijfer wilt geven. Dat is lang niet altijd de bedoeling.

1. Ga neer tabblad ‘Bestand’ > ‘Opties’ > ‘Controle’ > ‘AutoCorrectie-opties’.
2. Ga hier naar het tabje ‘Auto-opmaak tijdens typen’.
3. Haal vinkjes weg bij ‘Automatische opsommingstekens’ (de streepjes) of ‘Automatisch genummerde lijst’.