7 tips voor Word

Gebruik het klembord

Tekst knippen en plakken in Word is tegenwoordig een koud kunstje. Op het klembord was ooit plek voor slechts één stukje tekst. Zodra je een tweede tekst knipte of kopieerde, was de eerste weg. Dat heeft Microsoft opgelost.

Stappenplan om het klembord te gebruiken: 

1. Ga naar het tabblad Start en klik in het vakje Klembord op het kleine pijltje.
2. Links op je scherm verschijnt een verticale balk. Je kunt nu tekst kopiëren (Ctrl + C) zoveel je wilt. Ieder gekopieerd fragment verschijnt in de balk. 

Wil je een bepaald fragment plakken? Zet de cursor op de juiste plek in de tekst en klik op het fragment in de balk. 

Zet een lijst op alfabetische volgorde

Ook in Word kun je een lijst alfabetisch rangschikken – daar heb je geen Excel voor nodig.

Stappenplan om een lijst op alfabetische volgorde te zetten: 

1. Selecteer de lijst (elk onderdeel moet op een nieuwe regel staan).
2. Klik op het tabblad Start en daar in de sectie Alinea op het sorteren-icoon (een A en een Z met een pijltje).
3. Je kunt de lijst sorteren op volgorde van tekst, getal of datum en oplopend of aflopend.

Verbeter je concentratie

Ben je druk aan het werk, maar kun je je niet goed concentreren? Schakel de focusmodus in.

Stappenplan om de focusmodus in te schakelen:

1. Klik op Beeld en op het icoon Focus. Of klik eenvoudigweg op de Focus-knop rechtsonder in het scherm.

Zo word je niet langer afgeleid door de Word-werkbalken terwijl je een tekst opstelt. Het scherm naast de tekst wordt zwart. Je schakelt deze stand uit door op Esc te drukken. In Microsoft 365 zit geen focusstand, maar kun je onder Beeld kiezen voor de donkere modus.

Vertaal je tekst 

Word heeft een vertaler ingebouwd: Microsoft Translator.

Stappenplan om de vertaler te gebruiken: 

1. Klik op het tabblad Controleren en dan in de sectie Taal op Vertalen. 
2. Kies Sectie vertalen. 
3. Rechts opent een balk met 2 tekstvakken. De bovenste voor de Nederlandse tekst en de onderste voor de vertaling. 
4. Selecteer een tekst in je document en kies in het onderste vak de taal.
5. Klik op Invoegen om de oorspronkelijke tekst te vervangen.

De vertalingen naar het Engels zien er degelijk uit, maar of dat ook zo is bij bijvoorbeeld Hongaars of Oezbeeks kunnen we niet beoordelen.

Gebruik sneltoetsen

De toetscombinaties CTRL + C en CTRL + V om te kopiëren en plakken ken je natuurlijk al. En CTRL + P om te printen. Deze zijn ook heel handig:

• CTRL + F : het zoekvak openen.
• CTRL + Enter: pagina-einde invoegen.
• Shift + F3: de geselecteerde kleine letters omzetten in hoofdletters en omgekeerd.
• Shift + F5: cursor gaat naar de locatie waar je het laatst tekst hebt bewerkt, ook na het openen van een bestand.
• Ctrl + Spatie: alle opmaak verdwijnt. Selecteer eerst de tekst waarvoor je dat wilt.
• F2: kopieert een geselecteerde tekst. Met een druk op Enter plak je hem.

De Digitaalgids heeft een handige opvouwbare sneltoetsenkaart voor Windows en Mac. Aanvragen kan via digitaalgids@consumentenbond.nl. Vermeld in de mail je adresgegevens. De sneltoetsenkaart is ook als pdf te downloaden. 

Beveilig je document

Als er gevoelige informatie in een Word-bestand staat, kun je het beveiligen met een wachtwoord.

Stappenplan document beveiligen:

1. Klik bovenaan het scherm op Bestand en op Info.
2. Druk op Document beveiligen en kies voor Versleutelen met wachtwoord.
3. Bedenk een wachtwoord en klik op OK.
4. Vul het wachtwoord nogmaals in en klik weer op OK.

Van pdf naar tekst en omgekeerd

Wil je tekst in een pdf overzetten naar een Word-bestand, dan kun je die tekst stukje voor stukje kopiëren uit de pdf en plakken in Word. Het werkt, maar is een gedoe. Het kan soms makkelijker: open het pdf-bestand simpelweg in Word. Dit werkt niet in de onlineversie (Microsoft 365). Ook online kun je pdf-tekst naar bewerkbare tekst omzetten. Doe dat bijvoorbeeld op deze site van pdf24.

En omgekeerd van Word-bestand naar pdf:

1. Klik op Bestand. 
2. Klik vervolgens op Exporteren 
3. Kies voor PDF-document maken. 

Volg onderstaande stappen als je de onlineversie van Word gebruikt: 

1. Klik op Bestand.
2. Opslaan als.
3. Downloaden als PDF.