Je e-mail ordenen en opruimen

Dit doe je als volgt:

1. Is er een actie of reactie nodig? Kan dit binnen 2 minuten? Doe dit direct. Zo niet, plan dit in of zet het op je to-do lijst.

2.  Is er geen actie nodig? Archiveer of verwijder de e-mail.

Onbelangrijke mails kun je meteen verwijderen. Denk aan:

• automatische antwoorden
• nieuwsbrieven
• meldingen van social media
• bevestigingsmails van je online aankoop

E-mails kun je er ook laten uitspringen door ze te markeren met bijvoorbeeld een sterretje, vlaggetje of een label. Zo zie je in een oogopslag welke actie nodig is. 

• Thunderbird: gebruik het sterretje dat voor het onderwerp van een mail staat. Of hang een label aan je berichten, zoals 'Persoonlijk' of 'Nog te doen'.  Hiermee krijgen ze een opvallend kleurtje en kun je ze ook makkelijk terugvinden via de 'Snelfilter'.
• Gmail: klik op de ster of het 'Belangrijk' labeltje voor het onderwerp van een mail.
• Outlook.com: klik op het rode vlaggetje: te vinden voor het onderwerp van de mail.
• Windows Mail: klik op het rode vlaggetje. Deze zit rechtsboven het onderwerp van je mail. Het icoontje verschijnt zodra je er met de muis over heen gaat.
• Apple Mail: zet een vlaggetje bij je mail. Je hebt de keuze uit 7 kleuren: zoals groen voor mails die afgehandeld zijn of rood voor onbeantwoorde mails. Je kunt ook aan belangrijke e-mailadressen het 'vip-sterretje' (tot 100 adressen mogelijk) toekennen. E-mails afkomstig van deze afzenders worden automatisch in de postbus 'Vips' geplaatst.

Loopt je mailbox vol met nieuwsbrieven? Meld je direct af door onderaan in de nieuwsbriefmail de optie 'Afmelden' / 'Unsubscribe' aan te klikken. Het is even een klus, maar scheelt een hoop overbodige mail in de toekomst.

Doet je spamfilter goed zijn werk of glipt er nog wel eens wat tussendoor? Bij sommige mailaanbieders kun je het spamfilter strenger of minder streng instellen. Je hebt ook spamfilters die 'zelflerend' zijn: door een bericht naar de spammap te verplaatsen worden vergelijkbare berichten voortaan geblokkeerd. Thunderbird, Gmail, Ziggo en Outlook hebben zo'n optie.

je krijgt snel het overzicht terug als je voor berichten een eigen map aanmaakt en ze consequent daar naartoe versleept. Elke mailaanbieder of mailprogramma biedt de mogelijkheid je eigen, gepersonaliseerde mappen, postbussen en/of categorieën te creëren.

Geef ze namen als 'Facturen', 'Werk', 'Belangrijk' of 'Nog te doen' en je kunt aan de slag met sorteren.

Snel een oude mail opsnorren? Gebruik de zoekbox. Zoek op datum, afzender, naam of een paar gebruikte termen uit de tekst van een mail. Ook filters en sorteerfuncties zijn vaak handig om snel (een aantal) berichten terug te vinden.

• Thunderbird: de zoekbox zit rechts bovenin. Als je het 'Snelfilter' aanzet kun je bovendien filteren op naam, bijlage, datum, label en tekst.
• Gmail: midden bovenin je scherm vind je de Google zoekbox. Je kunt de filter gebruiken om berichten 'met ster' of 'ongelezen' uit te lichten.
• Outlook: de zoekbox zit links bovenin. Filter of sorteer berichten op onder meer datum, naam of ongelezen.
• Windows Mail: gebruik de zoekbox bovenin de menubalk om mails terug te vinden. Sorteer op datum, naam, ongelezen of mails met een vlag.
• Apple Mail: zoekbox staat rechts bovenin. Je kunt ook filteren via het uitklapmenuutje 'Sorteer op..' direct boven je postvak. Bijvoorbeeld op markeringen, bijlagen of onderwerp.

In de meeste mailprogramma’s en webmaildiensten kun je allerlei regels instellen. Met regels komen mails die aan bepaalde criteria moeten voldoen automatisch in de juiste mappen terecht, zoals ‘plaats alle mails van gezinsleden direct in de map Familie’.

• Thunderbird: menu > Berichtenfilters.
• Gmail: ga naar het tandwiel > klik op Instellingen > Filters > 'Nieuw filter maken'.
• Outlook: ga naar het tandwiel > Opties >  E-mail >  'Regels voor Postvak IN'.
• Windows Mail: biedt geen mogelijkheid om regels te maken.
• Apple Mail: ken regels toe aan 'slimme postbussen'. Kies 'Postbus' > 'Nieuwe slimme postbus'. Gebruik de venstermenu's en tekstvelden om de criteria voor de postbus op te geven en klik op 'OK'.

Wil je de inbox behapbaar houden maar een aantal mails toch voor de zekerheid bewaren? Archiveer de mail dan. Het bericht verdwijnt uit het zicht, maar is altijd terug te vinden in deze map.

• Thunderbird, Outlook, Gmail en Apple Mail: klik met rechtermuisknop op een mail en kies 'Archiveren'.
• Windows Mail: selecteer de mail en kies voor map icoontje 'Verplaatsen naar', klik vervolgens op de map 'Archieven'.

Sommige mailaanbieders sorteren binnenkomende mails alvast voor je: het zogeheten prioriteitsfilter of de prioriteitsbox. Hiervoor analyseert de mailaanbieder je mailgedrag, dus bijvoorbeeld met wie je mailt en hoe vaak, welke mails je opent, markeert en waar je op reageert, en ga zo maar door.

Nadeel is dat de selectie die wordt gemaakt, niet per se overeenstemt met jouw eigen ideeën van wat belangrijk is. Door verslepen van mails kun je wel ervoor zorgen dat deze indeling steeds slimmer wordt, en 'leert' van jouw aanpassingen.

• Thunderbird: geen prioriteitsfilter beschikbaar
• Gmail: ga naar het tandwiel > Instellingen > Inbox. Kies bij Inboxtype voor 'Prioriteitsbox'.
• Outlook: klik op Filter > 'Postvak IN met prioriteit weergeven'. 
• Windows Mail: Postvak IN staat automatisch ingesteld op 'Prioriteit'. Is dat bij jou niet het geval, dan kun je deze optie inschakelen via het tandwieltje > Instellingen > Lezen. Scroll in dit scherm naar 'Postvak IN met prioriteit'. Selecteer het account en zet de optie 'Berichten sorteren in Prioriteit en Overige' aan.
• Apple Mail: geen prioriteitsfilter beschikbaar.